Читаем Ценность ваших данных полностью

Главными бизнес-драйверами управления документами и контентом являются обеспечение соблюдения требований нормативно-правового регулирования, способность адекватно отвечать на запросы судебно-арбитражных и надзорных органов об электронном раскрытии информации (e-discovery), а также обеспечение непрерывности бизнеса. Составители DMBOK считают, что качественное управление рассматриваемым видом данных оказывает серьезное влияние на эффективность работы организаций. Прогресс в области технологий управления документами позволяет организациям автоматизировать и оптимизировать документооборот, устранять дублирующие друг друга ручные операции, нормализовать внутриорганизационное сотрудничество и внешние партнерские связи.

В свою очередь, дополнительным преимуществом этих технологий выступает упрощение и ускорение поиска, доступа и публикации нужных документов. Наконец, они же способствуют предотвращению утери важных документов. Все это крайне важно и для обеспечения электронного раскрытия информации, и для экономии денежных средств за счет высвобождения офисного пространства и снижения затрат на ведение и обработку документации.

Хорошо структурированные веб-сайты с мощными поисковыми возможностями позволяют эффективно управлять онтологиями и другими структурами, максимально упрощающими клиентам и сотрудникам поиск нужного контента, тем самым повышая уровень их удовлетворенности[476].

14.2.3. Основные понятия в области управления документами и контентом

Говоря об управлении документами и контентом, следует пояснить ряд исходных понятий[477].

Документы и записи

Документами называются электронные или бумажные (как печатные, так и рукописные) материалы с инструкциями, руководствами, требованиями и распоряжениями, которые касаются выполнения различных задач или функций, например, протоколами собраний и решений. Также документы могут использоваться для распространения информации или обмена знаниями и опытом. Примеры распространенных типов документов – акты, методики, правила, протоколы, процедуры руководства, спецификации, стандарты и технические задания.

В свою очередь, записи (records) – это подмножество документов определенного вида. То есть не всякий документ классифицируется как запись, но всякая запись относится к категории документов. Записи свидетельствуют, что действия, сведения о которых в них зафиксированы, были действительно произведены и сделано это было в установленном нормативными документами порядке; соответственно, записи могут использоваться для представления, например, в надзорные органы в качестве доказательства соблюдения организацией в ходе осуществления текущей деятельности установленных всевозможными регламентами требований. В современных условиях записи создаются или ведутся не только людьми, но и автоматическими средствами мониторинга и регистрации.

Документы и записи бывают физическими (документы, записки, договора, отчеты, квитанции, письма и микрофильмы) и электронными (письма и вложенные файлы e-mail, СМС, сообщения по мессенджерам и многие другие.). Отдельно стоит выделить контент веб-сайтов, документы на любых носителях и в любых аппаратных средах, а также записи в базах данных любого рода и типа.

Контент

Контент – это информационное наполнение документа. Документ можно рассматривать как некий контейнер, а вот контент – как то, что в этом контейнере содержится. Под контентом принято понимать данные и информацию, размещенную внутри файла, документа или на веб-сайте. Контентом часто управляют исходя из степени концептуальной важности документов, в которых он содержится, а также в зависимости от типа или статуса документов. Важно отметить, что у контента есть свой вполне конкретный жизненный цикл. В своей завершенной форме часть контента становится содержимым записей организации. Официальные записи требуют особого обращения по сравнению с прочим контентом.

Управление документами и записями

Управление документами (document management) – понятие, которое описывает весь спектр процессов, приемов и технологий распоряжения документами и записями на протяжении всего их жизненного цикла, включая хранение, учет и контроль как электронных, так и бумажных вариантов. Свыше 90 % документов в наши дни создаются в электронной форме.

В целом управление документами занимается их формой, а не содержанием, – иными словами, файлами и папками, а не контентом. Информационное наполнение может служить лишь подсказкой, как лучше этим файлом распоряжаться, но в рамках управления документами практическое обращение с этим файлом как с документом будет все так же строиться на основе его рассмотрения как единого и неделимого целого.