Читаем Microsoft Access 2007 полностью

Для импорта или связи данных из одной базы в другую в Microsoft Access 2007 нужно выполнить следующую последовательность действий.

1. Удостоверьтесь в названии копируемой или связываемой базы данных, а также определите ее местоположение. Перед операцией импорта закройте исходную базу и проверьте, не пользуется ли ею кто-нибудь при наличии локальной сети.

2. Откройте желаемую для работы исходную базу данных Microsoft Access 2007. В нашем примере используется база данных Отдел продаж . При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

3. Перейдите на вкладку Внешние данные (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Вкладка Внешние данные

4. На вкладке показаны группы Импорт , Экспорт , Сбор данных . Наведите указатель на кнопку Access в группе Импорт и нажмите ее. В результате появится окно мастера импорта (рис. 4.2).

5. В текстовом поле Имя файла по умолчанию указано, что исходная база данных находится в папке Мои документы. Введите полное имя файла исходной базы данных или выберите ее вручную. Нажмите кнопку Обзор и в появившемся окне Проводника выберите каталог, в котором находится база данных. Выберите нужный файл базы данных, нажмите кнопку Открыть .

6. В окне мастера импорта установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных для связи с отмеченной базой данных. Щелкните кнопкой мыши на названиях таблиц, которые вы хотите импортировать, и нажмите кнопку OК .

7. Если вы хотите импортировать файл базы или объектов из исходной базы данных в текущую, то необходимо выбрать пункт Импорт таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей в текущую базу данных и нажать кнопку ОК . На экране появится окно Импорт объектов (рис. 4.3).

В окне импорта объектов представлены шесть вкладок, которые разделяют объекты, существующие в исходной базе данных по категориям: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули . Для выбора желаемых объектов исходной базы необходимо открыть нужную вкладку для определенного объекта, выделить объект базы данных, щелкнув на нем кнопкой мыши. Для снятия выделения снова щелкните кнопкой мыши на объекте. Причем выделять можно любые объекты. Если вы переходите на другие вкладки, выделение с уже выбранных объектов не снимается.

8. Если вы хотите импортировать все таблицы, нажмите кнопку Выделить все , расположенную в правой части окна, и нажмите кнопку OК для завершения операции.

9. Если же нужно импортировать только некоторые таблицы, выделите их с помощью щелчков кнопкой мыши и нажмите кнопку OК . Для других объектов последовательность действий будет такая же.

10. Если вам нужно настроить параметры в выбранных объектах, надо нажать кнопку Параметры . В открывшемся окне появится область с группами Импорт , Импорт таблиц , Импорт запросов (рис. 4.4).