Читаем Тайм-менеджмент и прочее полностью

Ты покупаешь 3 лотка. Да, обычные лотки для бумаги А4. Не 2 и не 4. Именно 3.

Лоток 1. Входной бункер. Сваливаешь туда все, что пришло из внешней среды. Надеюсь, понятно? Особенность этого лотка – ты должен очищать его до 0 минимум дважды в неделю. Это похоже на категорию **IN. Если взялся за лоток – ты должен в конце работы увидеть дно! Чтобы листы не выдувались из верхнего лотка, положи туда груз. (Бронзовую голую женщину, гирьку, тапок – что угодно). Принцип работы: первый документ берется сверху и уже не выпускается из рук, пока не обработан (об этом дальше). Запомни, овощ, ты НЕ МОЖЕШЬ взять в руки второй документ, пока не обработан первый! Когда первый документ обработан – он исчезает из поля видимости в папке. (Той или другой).

Лоток 2. Текущие проекты. Находится под лотком 1. Туда кладут разноцветные пластиковые папки-уголки с лейблами в правом верхнем углу. В папках – уголках материалы по текущим проектам. Например, может существовать малиновая папка с лейблом ЮБИЛЕЙ. Если ты помнишь, мы заводили такой текущий проект. Туда ты сложишь меню ресторана «Ива», стихи, написанные к юбилею шефа (каков же ты лизоблюд!), фотографии в стенгазету по этому случаю и т.д.

Лоток 3. «посылки». Это наборы материалов (без папок!), обернутые сверху бумажкой, сложенной пополам и прихваченной скрепкой (В левом верхним углу). На бумажке должен быть адресат и краткая тема. Допустим, ты обрабатывал (читал, значит) стихи к юбилею шефа, написанные твоим сотрудником. И пришел к определенным выводам. Сложи пополам бумажку в четверть А4 (Называется А6), напиши на ней: «САНЬКУ. Все отменяется – его уволили! А стихи, кстати, дерьмовые» Надень бумажку на лист со стихами и прихвати сверху скрепкой - так сам лист не повредится скрепкой - и положи в лоток. Не клади такие вещи в папку – иначе она (папка) уйдет от тебя к Саньку. Тебе же надо сделать так, чтобы, наоборот, к тебе все приходило, а не уходило! У меня набегает в лотке обычно 5-6 таких «посылок». Утром я вызываю секретаршу и даю ей задание разнести эти посылки всем адресатам. Нет секретарши? Побегай сам. Главное, чтобы ты не носился с каждой бумажкой по конторе, как только ее произвел. Делай это один раз в день, а чаще бывает, что бумажка доходит до владельца во время текущих деловых встреч без дополнительных усилий.

Бумажки А6 можно купить в канцелярском магазине или нарезать самому. Я так и сделал. Купил бумагорезку и нарезал себе между делом дней за 10 из использованных бумаг чистых с одной стороны листочков лет на 5 вперед. Листок А6 – удобный формат. Можно писать на нем слова, рисовать рожи, пояснять кому-нибудь мысли, а потом выкидывать. (То, что не надо выкидывать заносится только в КПК!)

Еще тебе понадобятся лейблы. Один из действительно великих мастеров управления собой (Д.Аллен) предлагает завести лейблонаклейницу (этикет-пистолет). Но только не такую, какая наклеивает ценники и пишет на них сама цену. Все, что требуется от этикет – пистолета – чтобы он наклеивал чистые белые наклейки размером со спичечный коробок на любую поверхность и не пачкал тебе при этом руки клеем. Впрочем, лично я использую листы с нарезанными клейкими лейблами (15 штук на листе). Правда, это немного подклеивает пальцы, зато выглядит очень креативно, не понтово и осмысленно.

Вопрос. Куда клеить лейблы? Ответ. На файловую папку, в которую ты сложишь обработанный тобой документ. У тебя принципиально не может храниться бумажного материала, не засунутого в отдельную файловую папку и без лейбла. Файл ты поместишь в папку типа КОРОНА, и ни в какую другую. Эй, ты хоть знаешь, как засовывать бумажки в файловую папку? Бумаги сворачиваются в полутрубку и правой рукой СВЕРХУ засовываются в файловую папку. Дырки файловой папки – слева. Если будешь засовывать снизу – документы начнут вываливаться из стоячей папки КОРОНА. Лейбл наклеивается в правый верхний угол файла (чтобы меньше загораживал название документа и первые самые главные слова в тексте документа).

Лейблы ты производишь во время ОБРАБОТКИ. Чтобы начать обработку нам еще надо завести следующие папки:

СПРАВ

СОПУТ

МУЗЕЙ

МБКН

Глава 25

Папки

Папка МУЗЕЙ – это папка, в которую ты будешь засовывать все бумажки, не представляющие никакой практической ценности, но которые тебе жаль выкинуть. Я не знаю, почему тебе жалко. Это какие-то милые твоему сердцу бумажки. Ну, например фотографии твоего ручного крысенка, любовные записочки, театральные программки и т.д. Там же может храниться договор 10 летней давности, долговые расписки, по которым ты не получил (и никогда не получишь) долгов, короче деловой мусор, который, прежде чем быть выкинут, должен лет 5 храниться на случай чего. Некоторые называют это архив, но это не архив. Это место, в которое сваливают все вообще и в котором никто никогда и ничего не найдет, это предпомойка, которая просто сколько–то времени предшествует помойке натуральной.