Читаем Microsoft Access 2007 полностью

В этом окне установите флажок Сохранить шаги экспорта , что приведет к сохранению основных параметров экспорта и позволит быстро повторить экспорт, но без использования мастера.

6. Затем в поле Сохранить как необходимо указать имя, под которым будет сохранена операция экспорта. В поле Описание можно также указать дополнительную информацию об этой операции. Например, указать, для чего предназначен этот отчет.

7. Если сохраняемую операцию экспорта требуется регулярно повторять через определенные интервалы времени (каждую неделю, каждый месяц и т. д.), установите флажок Создать задачу Outlook , а затем нажмите кнопку Сохранить экспорт , в результате этих действий в программе Outlook 2007 будет создана задача, которая позволит повторять операцию экспорта в будущем. Разумеется, для этого на вашем компьютере должна быть установлена программа Outlook.

8. По окончании настройки параметров нажмите кнопку Сохранить экспорт .

Работа мастера завершена, и, поскольку был установлен соответствующий флажок, отобразится текстовый файл отчета. Рекомендуется всякий раз открывать созданный текстовый файл и проверять его содержимое. В случае каких-то ошибок вы всегда сможете повторить экспорт с новыми настройками.

Экспорт отчета в другие форматы данных

Созданный в Access 2007 отчет можно экспортировать и в другие форматы данных. Отчет может быть преобразован в текстовый файл, в файл другой базы данных Access, в XML-файл, в документ формата HTML, а также экспортирован в формат, предназначенный для просмотра снимков.

При экспорте отчета из Access 2007 в файл другой базы данных программа создает копию выбранного отчета в заданной конечной базе данных. Данный процесс также выполняется с помощью мастера экспорта.

1. Экспорт необходимо начинать с открытия исходной базы данных. В качестве примера мы будем использовать нашу базу Отдел продаж .

2. Выберите требуемый отчет, например Товары .

3. Затем в группе Экспорт на вкладке Внешние данные необходимо найти кнопку Дополнительно и нажать ее. В результате откроется список, в котором необходимо выбрать команду База данных Access .

4. В отобразившемся окне мастера экспорта в поле Имя файла задайте имя целевой базы данных; в данном случае введите База Товаров. Укажите путь к ней и нажмите кнопку ОК .

5. Далее в окне мастера экспорта необходимо ввести имя для экспортируемого отчета. Если в целевой базе данных уже существует объект с таким же именем, то его следует изменить, в противном случае существующий отчет будет заменен новым. В качестве примера введите имя Товары Отдела Продаж, как показано на рис. 7.9.