Читаем Microsoft Access 2007 полностью

Приложение Access 2007 предоставляет широкие возможности в области преобразования отчетов. При создании отчета может возникнуть необходимость использования отчета в другом формате данных, в таком случае пользователь может экспортировать отчет из формата Access в другой, наиболее приемлемый формат. Приложение поддерживает целый ряд форматов для экспорта отчетов, к ним относятся:

• RTF-файл для Word;

• текстовый файл;

• база данных Access;

• файл в формате XML;

• средство просмотра снимков;

• документ HTML.

Однако следует учитывать, что преобразование отчетов из формата Access 2007 в формат Excel 2007 невозможно, как и в файл Excel запрещено экспортировать модули и макросы.

Экспорт отчета в документ Word

При необходимости созданный в Access 2007 отчет можно преобразовать в документ Word 2007. Данный процесс легко осуществляется с помощью мастера экспорта. Мастер экспорта создаст копию данных выбранного отчета и преобразует их в формат RTF, пытаясь как можно точнее сохранить соответствие данных в исходном отчете с их представлением в документе Word 2007. Перед экспортом отчета рекомендуется просмотреть все данные еще раз, чтобы исключить возможность содержания в нем ошибок, которые при переносе будут заменены значением Null. Если экспорт осуществляется в уже существующий документ Word, то перед выполнением данной операции его необходимо закрыть.

Экспортировать отчет из Access 2007 в документ Word можно, последовательно выполнив несколько шагов.

1. Откройте исходную базу данных (в данном случае это Отдел продаж ), а затем в области переходов выделите тот отчет, в котором содержатся данные, предназначенные для экспорта. Используйте отчет Товары , созданный ранее.

2. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт из списка доступных для экспорта форматов выберите команду Экспорт в файл RTF .

3. После этого в окне мастера экспорта потребуется указать имя конечного документа и место его сохранения. В процессе экспорта экспортируются форматированные данные, поэтому полученный документ целесообразно просмотреть сразу же после завершения преобразования, для этого необходимо установить флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта и нажать кнопку OК (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Окно мастера экспорта

4. В том случае если в указанном пользователем месте RTF-файл с выбранным именем уже существует, появится окно с соответствующим предупреждением, в котором можно либо нажать кнопку Да для подтверждения замены существующего файла новым, либо нажать кнопку Нет , тогда перезапись файла будет отменена. В последнем случае нужно задать новое имя для конечного файла, а затем снова нажать кнопку OК .

5. После завершения экспорта, ход которого отображается в полосе прогресса, отобразится последнее окно мастера Сохранение шагов экспорта (рис. 7.8).