Читаем Microsoft Access 2007 полностью

В Access 2007 работа с отчетами может осуществляться в нескольких режимах: предварительный просмотр, представление отчета, режим конструктора и режим макета. Чтобы правильно выбрать режим работы, необходимо четко определить, какие действия будут производиться над отчетом.

• Режим предварительного просмотра отображает отчет в том виде, в каком он будет напечатан, поэтому его целесообразно выбирать в том случае, когда отчет необходимо просмотреть перед отправкой на печать.

• Режим отчета является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Этот режим удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена и изменять состав выводимых для просмотра данных.

• Если необходимо внести изменения в отчет, редактировать данные либо изменить его структуру, то лучше использовать режим работы макета или режим конструктора.

В Access 2007 есть возможность переключения между различными режимами работы с отчетами, которое также можно осуществлять несколькими способами.

Работа в режиме предварительного просмотра

Чтобы открыть отчет в режиме предварительного просмотра, необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на нужном отчете, а затем в контекстном меню выбрать команду Предварительный просмотр . Если отчет уже открыт, то вызвать контекстное меню можно щелчком правой кнопки мыши в окне отчета. После любого из этих действий отчет откроется в режиме предварительного просмотра. Для навигации по страницам отчета используются кнопки перехода по записям. В этом режиме на ленте отображается вкладка Предварительный просмотр . Она содержит ряд логических команд.

• Печать – содержит команду Печать , которая используется, если не требуется задания никаких дополнительных параметров. После ее выбора отчет сразу же выводится на печать.

• Разметка страницы – состоит из ряда команд, предназначенных для выбора размеров бумаги, выбора ориентации страницы – книжной или альбомной, задания размеров полей для всего отчета или только для определенных разделов документа, а также для задания параметров страницы.

• Масштаб – здесь находятся команды для изменения масштаба просмотра отчета в режиме предварительного просмотра, а также для выбора количества страниц отчета, отображаемых на одном листе.

• Данные – включает команды для обновления данных отчета, а также его экспорта в другие форматы данных.

Нажатие кнопки Закрыть окно предварительного просмотра в группе Закрыть приводит к закрытию окна предварительного просмотра и возврату в режим редактирования.

Режим макета

Режим макета является самым наглядным и удобным режимом, используемым для изменения отчета. Поскольку все изменения выполняются и отображаются сразу же после их внесения, то отредактированный отчет будет представлен пользователю практически в таком же виде, какой он будет иметь после вывода на печать. Отличие заключается в том, что данный режим не отображает разрывы страниц.

В режиме макета можно изменять структуру отчета, создавать уровни группировки, выбирать направление сортировки и выполнять другие задачи, влияющие на внешний вид отчета. Пользователь имеет возможность просматривать измененные данные, поэтому в нем удобно задавать нужную ширину столбцов.

Рассмотрим подробнее основные возможности изменения отчета, предоставляемые в режиме макета.

• В режиме макета вы можете изменять ширину столбцов и высоту строк. Для этого необходимо щелчком кнопки мыши выделить элемент столбца или строки, который требуется изменить. Свидетельством того, что нужное поле выделено, будет появившаяся вокруг выбранного элемента граница. Чтобы изменить ширину столбца, достаточно перетащить левый или правый край границы поля. Для изменения высоты строки следует перетащить нижний или верхний край границы поля.

• Чтобы добавить поле в отчет, необходимо на вкладке Формат в группе Элементы управления выбрать команду Добавить поля . После этого появится окно Список полей , в котором будет отображен список доступных для добавления полей данного представления и список доступных полей из других таблиц, если такие имеются в наличии. Данная ситуация изображена на рис. 7.14.

Рис. 7.14. В этом окне следует выбрать поля, добавляемые в отчет