Читаем Microsoft Access 2007 полностью

16. В поле Импорт в таблицу вы можете ввести название вашей таблицы для импорта, по умолчанию используется имя листа электронной таблицы.

17. Вы сможете выполнить анализ импортируемой таблицы после установки флажка Проанализировать таблицу после импорта данных .

18. Нажмите кнопку Готово для импортирования данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007. После процесса импорта появится последний шаг мастера импорта.

19. В этом окне отобразятся сообщения о результатах импорта и сообщения об ошибках, если таковые имеются. Вы можете сохранить шаги импорта, если в дальнейшем захотите повторить операцию без использования мастера импорта. Для этого установите флажок Сохранить шаги импорта .

20. Для завершения работы мастера нажмите кнопку Закрыть .

Знаете ли вы, что данные, находящиеся в текстовом файле, можно также импортировать в базу данных Microsoft Access 2007? Эту возможность мы рассмотрим далее.

Импорт данных из текстового файла

Всем известно, что набор букв, цифр и других специальных знаков образует текстовый файл, который может создаваться в текстовых редакторах типа Блокнот , WordPad, Microsoft Word и др.

В Microsoft Access 2007 можно использовать четыре текстовых формата: TXT, ASC, TAB, CSV. Текстовый файл должен иметь определенную структуру, чтобы мастер импорта и связывания Microsoft Access 2007 смог его определить и правильно разделить на записи (строки) и затем каждую строку на столбцы.

Используются два типа текстовых файлов с определенной структурой.

• Файл с разделителями – запись занимает строку, поля которой отделяются разделительными знаками (запятые, пробелы, точки с запятыми).

• Файлы с фиксированной длиной записей – длина поля остается фиксированной для каждой записи, которые занимают отдельную строку файла.

Если длины каждой записи разные, то короткие записи дополняются пробелами до фиксированной величины.

Для импорта данных из текстового файла нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из текстового файла. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office , из списка выберите пункт Создать и для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных . Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Перейдите на вкладку Внешние данные (см. рис. 4.1).

3. Нажмите кнопку Импорт текстового файла в группе Импорт . На экране появится первый шаг мастера импорта.

4. Укажите в поле Имя файла название текстового файла и его путь или воспользуйтесь кнопкой Обзор , чтобы найти необходимый файл с помощью Проводника . Выбрав нужный, нажмите кнопку Открыть .

5. Для связывания с выбранным текстовым файлом установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных .

Вы также можете установить переключатель в следующие положения: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных (создается новая таблица с данными импорта из текстового файла) или Добавить копию записей в конец таблицы (данные из текстового файла импортируются в уже имеющуюся таблицу).

6. Вы создаете новую таблицу, поэтому установите переключатель в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных . Нажмите кнопку OК , и на экране появится окно мастера импорта (рис. 4.11).