Читаем Как руководить отделом полностью

• Эффективность нашей организации в долгосрочной перспективе будет определяться безупречной деловой репутацией компании на рынке присутствия, лидерством компании по нестандартным, уникальным решениям, полностью удовлетворяющим потребности клиентов в развитии их собственного бизнеса. Наше структурное подразделение вносит весомый вклад в достижение этой организационной цели, так как создает креативный контент, который и является основным продуктом компании, поставляемым на рынок. Безупречная деловая репутация компании в конечном счете может быть измерена стоимостью ее бренда на рынке. И в этом будет огромная заслуга нашего отдела. Впоследствии можно оценить лояльность клиентов количеством повторных заказов, приростом новых клиентов, которые приходят в компанию по рекомендациям довольных заказчиков, индексом удовлетворенности клиентов и т. д.

• Эффективность нашего отдела в краткосрочной перспективе будет определяться достижением плановых показателей по проектам. 100 % проектов должны быть реализованы в соответствии с запланированными показателями.

Таким образом, мы получили более качественные цели нашего структурного подразделения. Вокруг целей компании, которая стремится к созданию ценности для своих клиентов, легче объединить сотрудников, заинтересованных в профессиональном и карьерном развитии. Через достижение преимущества компании на рынке каждый сотрудник может получить более интересный, полезный и разнообразный опыт, который будет во многом определять личную карьеру и благосостояние в долгосрочной перспективе. Цели в данном случае являются дополнительным управленческим ресурсом руководителя для повышения эффективности работы отдела, так как стимулируют осознанное поведение и показывают, как через достижение целей организации каждый может реализовать свои личные планы.

После определения целей структурного подразделения мы провели проблемно-целевой анализ с тем, чтобы выявить основные трудности, которые в настоящий момент мешают или могут воспрепятствовать реализации наших планов в будущем.

Проблемно-целевой анализ мы провели с помощью простой методологии.

Мы составили перечень проблем, которые являются, на наш взгляд, причинами сбоев и недостижения проектных показателей. Например, в этот список вошли конфликты, авралы, срыв сроков, недовольство клиентов, перерасход бюджетов проектов и т. д. Затем мы каждую сформулированную проблему «прокачали» с помощью вопросов:

• Отчего возникла эта проблема?

• Как она взаимосвязана с другими?

• Что влияет на ее решение или усугубляет?

• Как можно устранить эту проблему?

На основании проделанной работы мы получили реестр проблем, имеющих причины, следствия и способы решения. Используя этот реестр, мы построили дерево целей нашего структурного подразделения (рис. 2).

Рис. 2. Дерево целей структурного подразделения

Применение несложной методологии проблемно-целевого анализа позволило наглядно обозначить, достижение каких целей и/или решение каких проблем даст возможность повысить эффективность работы отдела.

Итак, в ходе анализа мы определили две основные задачи, которые нам предстояло решить.

• Выполнение проектов в соответствии с установленными показателями (сроки, бюджет);

• Выполнение проектов в соответствии с требованиями клиентов (соответствие слабо измеряемым показателям, в том числе эстетического свойства).

Для решения этих задач нам необходимо было провести ряд мероприятий.

• Разграничить зоны ответственности сотрудников структурного подразделения через описание основных бизнес-процессов, регламентацию деятельности, внедрение в практику управления необходимых правил и процедур.

• Улучшить качество планирования за счет создания и применения методологии управления проектами по созданию производимых нами услуг.