Часто своевременному информированию мешают организационные проблемы, поэтому важно разобраться, что именно вызывает сомнения у сотрудников. Другие причины – например, нежелание ввязываться – указывают на то, что сама процедура информирования слишком сложна (или кажется таковой). Компании, которые работают над преодолением подобного восприятия, могут повысить показатели информирования. В ходе недавнего внутреннего эксперимента руководители отдела комплаенса компании Kimberly-Clark повторно обратились к сотрудникам, которые ранее уже сообщали о проблемах (не анонимно) с вопросом, считают ли они процедуру информирования объективной и будут ли рекомендовать ее коллегам. Следует отметить: у тех, кто сообщал о возможных нарушениях, не спрашивали, согласны ли они с результатами расследований, – упор делался в первую очередь на совершенствование процедуры, людям давали понять, что их вклад в работу организации ценят. На основе полученных отзывов Kimberly-Clark в настоящее время дорабатывает процедуру информирования и обучения ей сотрудников.

Чтобы получить ответы по этим трем пунктам, организации могут просто разослать сотрудникам краткую экспресс-анкету или включить опрос в программу регулярных тренингов по системе комплаенса. Крайне важно, чтобы сбор данных проводился анонимно, без указания фамилий и прочих личных данных: это будет способствовать максимальной откровенности. Анонимность может быть сохранена, пока фирма собирает метаданные без раскрытия личности сотрудников, учитывая лишь их подразделение и ранг (при условии, что в каждой такой подгруппе насчитывается хотя бы несколько десятков человек). Эта информация позволит руководителям понять, каким подразделениям следует уделять больше внимания. Для обеспечения конфиденциальности персонала многие компании нанимают для проведения подобных опросов сторонних консультантов и ограничивают доступ к полученным данным для собственных отделов комплаенса, аудита, а также для юридических отделов.

Что можно узнать из этих данных

Данные этого простого опроса позволяют сделать выводы по трем разным аспектам.

Точки приложения усилий

Очень важно определить, в каких точках (как по функциональным, так и по географическим параметрам) компания уязвима для возможных злоупотреблений. Анализ информации о нарушениях в этих зонах позволит компании выявить причины злоупотреблений и разработать стратегию по их устранению – возможно, путем пересмотра системы мотивации, создания новых механизмов контроля или проведения обучающих тренингов.

Выявление брешей – это не разовая попытка службы кадров «отделить агнцев от козлищ». Часто нарушения совершают наиболее преданные своему делу, успешные сотрудники. Более того, такие специалисты иногда особенно предрасположены к определенным видам проступков. Например, высококлассные сотрудники отдела продаж могут сильно тревожиться из-за низкого уровня продаж, если видят, что результаты не соответствуют квартальному бюджету. Именно поэтому необходимо на протяжении всего года регулярно осуществлять сбор данных по разным группам и категориям. Лучше всего ежеквартально опрашивать произвольно выбранных сотрудников.

Более удобные способы обратной связи

Очевидно, что общепринятые нормы могут отличаться в зависимости от стран, подразделений и даже отделов одного и того же подразделения, однако выяснить, в чем именно заключаются различия и что с этим делать, не так-то просто. Результаты опроса сотрудников помогли одной крупной компании, занимающейся производством потребительских товаров, справиться с этой задачей. Благодаря опросу выяснилось, что в одной из стран, где граждане опасаются слежки и преследований со стороны авторитарного правительства, работники не решаются обращаться на местную «горячую линию» по вопросам корпоративной добросовестности. Чтобы сделать для них процедуру информирования более комфортной, компания выделила бесплатный телефонный номер в Великобритании.

Истинные размеры айсберга

Чтобы предотвращать злоупотребления, необходимо понимать, какие проблемы могут быть скрыты от глаз. Однако механизмы комплаенса (например, «горячие линии») и другие средства внутреннего контроля не всегда позволяют это выяснить. Данные опроса помогают компаниям более точно оценить фактическое количество нарушений, включая те, о которых не сообщается. В итоге подобное моделирование поможет руководителям высшего звена составить более четкое представление о проступках и злоупотреблениях, которые, вероятно, никогда бы не попали в их поле зрения.

____________________________________