Читаем Тайм-менеджмент в два счета полностью

Важным нюансом является то, что порядок и масштаб задач и действий у каждого человека может быть различным. Как я люблю повторять на тренингах: «В жизни много правильных ответов». Как пример рассмотрим работу менеджера по продажам. Если он занимается телефонными продажами, то его работа в трех масштабах может выглядеть так.

План на день (уровень действий): выполнить 50 телефонных контактов с потенциальными клиентами.

План на неделю (уровень задач): выставить 3 счета клиентам.

План на месяц (уровень целей): получить 6 оплат от клиентов.

Обратите внимание, что на каждом из уровней (ЦЗД) действуют свои качественные критерии успеха. Они разные. Тут наглядно демонстрируется переход количества в качество. Если менеджер правильно ведет переговоры, то за пять дней его 250 контактов выльются в 3 счета. Если каждую неделю он выставляет 3 счета, то за месяц его 12 счетов превратятся в 6 оплат. Тот, кто знаком с воронкой продаж, легко понимает данный пример. Размерность цифр на каждом уровне будет зависеть от специфики вашего рынка. Но в любом случае, если сделано 250 телефонных переговоров, а ни одного счета не выставлено, насторожитесь! Ищите скрытые действия: что менеджер делает не так? Чего он не делает из необходимого для продаж? Или, наоборот, делает ли он что-то лишнее, что и мешает успеху? Проводя такой анализ скрытых действий, вы находите ответы на трудные вопросы и можете оперативно влиять на развитие ситуации, приводя ее к положительному финалу. Не нужно есть яблоко целиком, чтобы понять, что оно гнилое!

На основе вышеприведенного делаем следующие выводы.

1. Наше сознание может работать одновременно не более чем с 5–9 объектами.

2. Быстрый доступ к информации возможен, когда она упакована согласно правилу семи.

3. Чтобы быстро управляться с массой дел, следует логически группировать их на блоки. В каждом блоке не более 9 пунктов.

4. Чем больше вы выполняете одни и те же действия, тем быстрее вырабатываются привычки. Привычки – великие автоматизмы, разгружающие от рутины и обыденности наше сознание. Привычки – слуги подсознания, всегда готовые прийти на помощь. Ваша задача – их выработать.

5. Разбивая цель на задачи, задачи на действия, вы добиваетесь прозрачности рабочего процесса. Это позволяет вам выделить контрольные точки и управлять процессом.

Необходимо ловить слабые моменты, которые не формализованы, и формализовать процесс. Формализация задачи ведет к ее выполнению целиком. (Екатерина Скрипник, г. Москва)