Читаем Тайм-менеджмент полностью

Контроль над бумагами обеспечивается, в частности, путем удобного их размещения и гарантированной возможности найти именно там, где они должны находиться. Теперь, когда вы избавились от лишних бумаг и максимально обезопасили себя от нового их притока, займитесь систематизацией тех, что у вас остались.

Во-первых, снабдите файлы этикетками с указанием общих категорий классификации бумаг, разделив их, к примеру, на отчетность, информационные бюллетени, информацию о поставщиках, досье по кадрам, материалы по обучению, данные о сбыте и т. д. Папки внутри файлов озаглавьте и расположите в алфавитном порядке, исходя, скажем, из названий компаний или фамилий ответственных лиц. Последние из поступивших документов должны лежать каждый в своей папке сверху.

Алфавитное расположение

Итак, вы расставили файлы в алфавитном порядке. Теперь сделайте то же самое с другими материалами: книгами, вырезками из журналов, подшивками, подписанными коробками. Словом, организуйте в алфавитном порядке все, что поддается такого рода систематизации. Система может показаться примитивной, но она проста в реализации и использовании, эффективна и не требует запоминания и расшифровки.

Объясните секретарю свой принцип систематизации. По возможности ознакомьте с ним свой персонал, чтобы любой в случае отсутствия кого-то из коллег смог быстро найти необходимые документы.

Системы работы на опережение

Необходимо располагать системой, которая напоминала бы вам о предстоящих действиях и позволяла бы заранее готовить документы к той или иной дате.

Время своих будущих встреч вы отмечаете в ежедневнике, там же можно делать записи и о предстоящих делах и сроках завершения работ. В ежедневнике также могут отмечаться этапы реализации проектов или выполняемых заданий. Отмечайте в ежедневнике следующее:

► даты пролонгации документов;

► даты выполнения повторяющихся действий;

► время начала реализации очередных проектов;

► списки материалов к предстоящим собраниям.

К предстоящим датам вы должны будете иметь в своем распоряжении определенный набор документов. Простейший метод работы на опережение состоит в совместном использовании ежедневника и отдельной папки. Отметьте в ежедневнике дату будущего мероприятия или встречи и тут же составьте перечень материалов, которые вам понадобятся. Сложите материалы в папку. Материалы к другим дням можно складывать в нее же, располагая по датам. Когда приходит день мероприятия, извлеките нужные документы из папки.

Для напоминания о предстоящих мероприятиях сделайте соответствующие пометки в ежедневнике за несколько дней или за неделю до нужной даты.

Такая система годится для относительно простой работы, однако часто приходится иметь дело с достаточно сложными схемами подготовки и оборота документов. На этот случай понадобится комплексная «опережающая» система подбора материалов, обеспечивающая их сохранность и доступность в нужное время.

Заведите 12 папок, по числу месяцев в году, и еще 31 папку — по количеству дней в месяце, последние пронумеруйте от 1 до 31. По получении документа, с которым предстоит поработать в будущем, поместите его в папку соответствующего месяца. По истечении текущего месяца рассортируйте содержимое папки следующего месяца по папкам с датами. Далее работайте с документами, отнесенными на каждый конкретный день.

Если вам требуется напоминание о предстоящем событии, вложите записку о нем в папку с более ранней датой, чтобы обеспечить себе достаточное время на подготовку. Или заведите еще одну папку, озаглавленную «На следующей неделе».

Такая система «раннего предупреждения» позволит вам контролировать подбор и обработку большинства документов. Если нужна более совершенная система, дополните описанную схему недельными папками.

В вашем ежедневнике или органайзере будут содержаться детальные указания по поводу важных дат, которые вы сможете синхронизировать с содержимым своих папок.

Кроме того, вам могут понадобиться персональные папки, помеченные фамилиями представителей вашего персонала или клиентов. Помещайте в них различную информацию и напоминания о собственных действиях, и в итоге при общении с конкретным человеком вы будете иметь под рукой все необходимое.

Досье на месяц, неделю и день должны находиться в специальном ящике вашего рабочего стола, чтобы вы в любой момент могли ими воспользоваться быстро и без всяких сложностей.