Читаем Тайм-менеджмент полностью

Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По существу, любые короткие упражнения обеспечат вам приток адреналина, релаксацию и прояснение мыслей. Со своей стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенные в кресле просто с закрытыми глазами, за чтением главы романа или разгадыванием кроссворда. Не всякую свободную минуту удастся провести подобным образом, но так или иначе с толком проведенное между делом время сделает более приятным остаток дня.

Мери, главный бухгалтер, старается каждый день выкроить в своем рабочем графике 20 минут на то, чтобы просто посидеть в тишине и одиночестве. Ее секретарь получает четкие инструкции самостоятельно разбираться в это время со всеми посетителями и телефонными звонками. Двадцать минут размышлений помогают Мери окинуть мысленным взором полный спектр выполняемой ею работы.

Времясберегающие технологии

Современные технологии существенно повлияли на характер использования переходного времени. Сегодня значительную часть работы можно выполнять вне стен офиса.

Диктофон

Это, бесспорно, удобное для составления писем и служебных записок устройство (позже секретарь оформит их в надлежащем виде) также может использоваться вместо блокнота для фиксирования мыслей.

Портативный компьютер

Портативные компьютеры очень удобны, в частности для использования в поездах и в периоды пребывания в отелях. По возможности подключайте компьютер к сети, поскольку его аккумуляторов хватает, увы, лишь на несколько часов работы, а потому они нуждаются в частой подзарядке.

Карманный компьютер и электронный органайзер

Пожалуй, наилучшими инструментами являются карманные компьютеры и новые многофункциональные электронные органайзеры. Они не только позволят вам заниматься своим ежедневником (календарным планом), но и обладают достаточно развитыми возможностями по обработке текстов, а потому вы сможете набрать на них небольшую статью или служебную записку. Далее текст может быть либо распечатан, либо переправлен в офис на компьютер секретаря. Некоторые устройства допускают подключение к мобильному телефону и обладают емкими элементами автономного питания.

Как переносные, так и карманные компьютеры и электронные органайзеры, оснащенные высококачественными программами обмена электронными сообщениями, позволят вам пользоваться всеми преимуществами выхода в Интернет. Вы сможете без труда знакомиться с содержимым своего электронного почтового ящика, который в течение дня может постоянно заполняться, а также своевременно отвечать своим корреспондентам. При наличии большего количества времени можно поискать в Интернете информацию по проекту, над которым в данное время работаете.

Магнитофон

Магнитофон (не диктофон, в котором используются мини-кассеты) удобен в поездках. При наличии персонального стереоплейера или автомагнитолы вы имеете возможность прослушивать в дороге аудиоверсии книг для менеджеров и по менеджменту, изучать иностранный язык, снижать уровень стресса с помощью соответствующих записей — например, с аутотренингом, — наконец, просто слушать музыку и расслабляться.

Сверхурочная работа

Многие бизнесмены пытаются повысить эффективность своей работы за счет использования неурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами во время отпуска. После напряженного трудового дня в офисе они приходят домой и, поужинав, проводят за работой еще час-другой. Во время отпуска норовят вновь окунуться в дела, внезапно исчезают, чтобы сделать несколько звонков или поработать над бумагами.

Если и вы поступаете так же, то есть повод пересмотреть свои подходы. Такое поведение не только повышает вероятность стресса, но и несправедливо по отношению к семье. Даже если вы живете один, вам необходимо время для отдыха и развлечений. В противном случае вы не сможете работать в полную силу тогда, когда это необходимо, то есть в рабочие часы.

Было бы ошибкой категорично утверждать, что брать работу на дом нельзя. Но когда вновь окажетесь в подобной ситуации, подумайте, а нельзя ли переделать эти дела в рабочие часы или вообще от них отказаться. Отмечайте про себя, чем могли бы заняться вместо взятой на дом работы, а кроме того, задайтесь следующими вопросами:

► мог бы кто-то другой разобраться с этими вопросами?

► нужен ли вам этот документ (статья, книга) полностью?

► можно ли заниматься этим делом в переходное время?

► нужно ли вообще им заниматься?

В итоге вы, возможно, обнаружите, что по крайней мере половину того, что делаете дома, можно бы было сделать на работе.

Если вам все же приходится брать работу на дом, отводите ей строго определенное время. Дайте себе, скажем, один час, а потом решительно откладывайте дела. Или возьмите обязательство посвящать внеурочной работе не более трех часов в неделю. Каким бы ни было ваше решение, не позволяйте работе лишать вас личной жизни.