В данной главе мы познакомимся с одним из самых мощных современных программных средств, предназначенных для работы с базами данных, – приложением Microsoft Access 2007, входящим в состав пакета Microsoft Office 2007. Одним из основных преимуществ последней версии программы является то, что она стала намного более доступной и понятной для неопытных пользователей. Обо всем остальном мы поговорим ниже.

Основные приемы и методы работы с программой Access 2007 проиллюстрированы в видеолекцияхглавы«Microsoft Office Access 2007».

Первое знакомство с программой

Чтобы запустить программу, выполните команду Пуск → Все программы → Microsoft Office → Microcoft Office Access 2007 или дважды щелкните кнопкой мыши на соответствующем ярлыке Рабочего стола. В результате откроется окно, изображенное на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Окно приветствия Microsoft Access 2007

Стартовый интерфейс программы Access 2007 подробно рассмотрен в видеолекции «Окно Начиная Работу. Использование профессиональных шаблонов».

С помощью параметров, имеющихся в данном окне, вы можете быстро приступить к эксплуатации программы независимо от уровня вашей подготовки.

В левой части окна находится область Категории шаблонов, включающая в себя набор готовых приложений баз данных, которые можно изменять в соответствии со своими требованиями. Вы можете выбрать шаблон из числа имеющихся в приложении, а если подходящего не нашли, то скачать его из Интернета (группа Из Microsoft Office Online). В центральной части интерфейса отображается список шаблонов, соответ ствующих той категории, которая в данный момент выделена.

Чтобы создать базу данных на основе шаблона, щелкните на нем и нажмите кнопку Создать, которая расположена внизу в правой части окна. Чтобы создать пустую базу данных, щелкните в центральной части интерфейса на значке Новая база данных и нажмите кнопку Создать. Над данной кнопкой находится поле, в которое вы можете ввести произвольное имя файла соз даваемой базы данных. Справа от этого поля есть кнопка, с помощью которой можно изменить предложенный по умолчанию путь для сохранения (при подведении к данной кнопке указателя мыши отображается всплывающая подсказка Поиск расположения для размещения базы данных). Если вы нажмете эту кнопку, то откроете окно, в котором по обычным правилам Windows следует указать путь для сохранения, а также имя и тип файла базы данных. Возможности Access 2007 предусматривают сохранение баз данных в следующих форматах:

• базы данных Microsoft Office Access 2002–2003;

• базы данных Microsoft Office Access 2000;

• базы данных Microsoft Office Access 2007;

• проекты Microsoft Office Access.

Когда вы нажмете кнопку ОК, база данных будет сохранена в соответствии с указанными параметрами.

Интерфейс и основные инструменты

После создания базы данных открывается окно, предназначенное для работы с этой базой (рис. 6.2).

Рис. 6.2. Интерфейс работы с базой данных

Содержимое окна зависит от конкретной базы данных, но используемые для работы инструменты и функции в большинстве своем одинаковы для всех баз данных. На рис. 6.2 показан интерфейс базы данных, созданной на основе имеющегося в программе шаблона Контакты.

В верхней части окна, как и у других приложений пакета Office 2007, расположена лента со вкладками.

На вкладке Главная (она открывается по умолчанию при создании новой базы данных) содержатся параметры, предназначенные для форматирования, перехода в разные режимы работы, управления представлением отображающихся данных, для поиска, включения фильтра на отображаемые данные и др.

С помощью инструментов, расположенных на вкладке Создание, вы можете создавать таблицы, формы, элементы и диаграммы, запросы и отчеты по этим запросам, а также выполнять иные действия.

Вкладка Внешние данные включает в себя параметры, используемые для импорта данных из внешних файлов и их экспорта во внешние файлы, в качестве которых могут выступать таблицы Excel, базы данных Access, текстовые файлы. Функциональность экспорта и импорта особенно удобно использовать при работе с большими объемами информации, а также в иных случаях.

Ко вкладке Работа с базами данных обращаются, как правило, более опытные пользователи. Расположенные на ней инструменты подразумевают выполнение более сложных операций: анализ управления и синхронизации информации, отображение отношений и зависимостей, работа с макросами.