В этой главе вы узнали, как построить базу данных в программе Access: создать таблицы, создать поля таблиц, настроить свойства полей, определить ключевые поля, установить связи между таблицами. Освоены все операции, выполняемые с таблицей, в том числе ввод и редактирование, сортировка и фильтрация данных. Полученные знания и навыки пригодятся вам и в дальнейшем при работе с другими компонентами базы данных, в частности запросами.

Далее объектом изучения станут формы ввода данных. Их созданию и использованию посвящена следующая глава.

Глава 3 Работа с формами

Создание новой формы

Изменение существующей формы

Печать формы

Работа с формой

Резюме

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра. Грамотно созданная форма ускоряет работу с базой данных и делает ее схожей с уже привычной для пользователя работой с окнами Windows. В Microsoft Office Access 2007 созданы новые средства создания и изменения форм, которые и будут рассмотрены в данной главе.

Создание новой формы

Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:

• обычная форма с помощью инструмента Форма ;

• разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма ;

• обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов ;

• обычная форма с помощью мастера форм;

• пустая форма.

Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.

Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж .

Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.

Создание формы с помощью инструмента Форма

Самый простой способ создания формы – это использование инструмента Форма .

1. Откройте базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов щелкните кнопкой мыши дважды на названии таблицы Клиенты , чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Создание и в группе Формы щелкните кнопкой мыши на инструменте Форма

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Автоматически созданная форма

Форма содержит все поля из таблицы Клиенты и отображает первую запись из таблицы. Кроме того, так как существует таблица Заказы , связанная с таблицей Клиенты отношением «один ко многим», в форму добавлена та часть таблицы Заказы , записи которой относятся к выбранному клиенту. Однако в случае существования нескольких таблиц, связанных с выбранной отношением «один ко многим», они не добавляются на форму, чтобы не загромождать ее.

4. Закройте форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

5. Нажмите кнопку Да . Появится окно Сохранение (рис. 3.2).