Читаем Искусство успевать полностью

При составлении расписания следует обратить особое внимание на наиболее плодотворное время вашего дня. Плодотворное время для внутренней работы — это та часть дня, когда вы работаете с наибольшей производительностью: утром, днем или вечером. Плодотворное время для внешней деятельности — это та часть дня, в течение которой вы можете наилучшим образом общаться с другими людьми, с вашими — коллегами по работе, вашими партнерами по общественным организациям, вашими родными дома.

Плодотворное время для внутренней работы — это те часы дня, когда вы способны к наибольшей внутренней сосредоточенности. Я знаю «жаворонков», которые не способны создавать оригинальные идеи после 7 утра и знаю «сов», творческие силы которых особенно проявляются от 10 вечера до полуночи. Если бы вам предложили выбрать два часа в сутках, когда вы мыслите наиболее ясно, какие бы часы вы выбрали? От 10 утра до полудня? От 4 до 6 дня? Два часа, которые вы выберете — это вероятно ваше самое плодотворное время для внутренней работы. Постарайтесь в течение ближайших двух недель проверить, способны ли вы к внутренней сосредоточенности в наибольшей степени в течение этих часов.

Постарайтесь защитить самое плодотворное время от внешних помех для осуществления ваших главных дел.

По мнению большинства деловых людей их самое плодотворное время для внутренней работы — это первые часы рабочего дня. Однако именно в это время они читают газеты, отвечают на рутинную корреспонденцию и телефонные звонки, болтают со своими коллегами. Гораздо лучше оставить такие дела для «неплодотворного времени».

Одна домашняя хозяйка испытывала подъем энергии после того, как ее муж и дети уходили из дома. Она носилась по дому, убирала постели, перемывала посуду, подбирала игрушки и к 11 утра завершала все домашние дела. Затем она падала от усталости и отдыхала до 2.30 дня, когда ей было нужно забирать детей из школы. Ее намерения были похвальными: она считала, что если избавится от своих неприятных дел, у нее останется много времени для приготовления декоративных свечей, любимого занятия свободное время и которое приносило ей известный доход. Однако к тому времени, когда она заканчивала домашние дела, она так уставала, что ей уже не хотелось что-либо делать. Кроме того, так как она к 11 часам наводила полный порядок, то ей не хотелось нарушать его, вытаскивая свою аппаратуру для приготовления свечей.

В результате ей казалось, что у нее нет времени для занятия своим любимым делом. В качестве стороннего наблюдателя я без труда обнаружил, что она делает существенную ошибку при составлении расписания. С помощью простой перестановки местами домашних дел и изготовления свечей она нашла два часа самого плодотворного времени для своего любимого занятия.

Исследователь-химик, который проводил вторую половину дня, листая научные публикации и выполняя мелкие административные обязанности, совершал ту же ошибку. Он был «совой» и набирал силу после обеда. Когда он передвинул рутинные занятия на первую половину дня, то освободил свою вторую половину дня для самой творческой работы.

Плодотворное время для внешней деятельности — это часы, когда ваше окружение готово для бесед, встреч, собраний. Это время, когда вы можете поймать вашего начальника и поговорить с ним по острому и давно назревшему вопросу прежде, чем он исчезнет в недельную командировку. Коммивояжеры установили, что их самое плодотворное время для внешней деятельности период от 9 утра до 5 дня, когда они встречаются лицом к лицу со своими покупателями. Поэтому они отодвигают малозначительные, рутинные дела на время до или после этого периода.

Важно заранее убедиться в том, что вы сможете повидать людей, с которыми вы решили встретиться. Домашняя хозяйка заранее договаривается о приеме у зубного врача или записывается к парикмахерше. Она знает часы работы различных магазинов. Она договаривается с другими мамами о том, кто по очереди встретит детей, возвращающихся из школы.

Начальник уверен, что когда он хочет поговорить с кем-то по телефону, этот человек находится на своем рабочем месте. Он должен знать, когда его коллеги свободны для того, чтобы побеседовать с ним, и воспользоваться этим временем.

Большинство людей не очень хорошо умеют поставить себя на место другого и поэтому не склонны принимать во внимание чужие расписания. Однако, если вы будете проявлять внимание к нуждам других людей, вы сами получите от этого большие выгоды. Я знаю одного служащего, который приходит к своему начальнику в обеденный перерыв, потому что он знает его привычку не уходить перерыв и ограничивать свою полуденную еду парой бутербродов. Его подчиненный захватывает в кабинет начальника что-нибудь перекусить для себя, и они соединяют поглощение бутербродов с деловыми беседами.

Другая возможность поймать начальника появляется в тот момент, когда он только снял свою шляпу и пальто и не успел погрузиться в другие дела.