Читаем Getting Things Done полностью

Чрезмерно большое количество корзинок редко может стать проблемой в случае, если вы используете электронные носители; реальная возможность улучшения для большинства людей все же на стороне простых инструментов, в основном, это блокноты и настольные лотки. Рукописные записи на листках должны быть сложены в надлежащем месте вместо того, чтобы валяться в ящиках стола или между страниц в блокнотах. Бумажные материалы должны лежать в лотках вместо того, чтобы быть разбросанными или сваленными в кучи, где бы то ни было.

По мере усложнения вашей работы необходимость в стандартных инструментах сбора информации будет возрастать. За годы работы вы, скорее всего, обратили внимание, что ваши лучшие идеи по работе приходили вам в голову вовсе не в офисе. Возможность подкрепить мыслительный процесс с помощью инструментов сбора информации – ключ к повышению продуктивности работы.

Регулярно опустошайте «корзинку».

Должно быть, последний фактор успеха сбора информации очевиден: если вы не опустошаете корзинку и не обрабатываете её содержимое, то ваши она не сможет служить иначе как хранилищем беспорядочно сваленного хлама. Опустошение корзины – это вовсе не доведение дела до завершения, это означает только то, что должно изъять материал и определить, что же это такое и что с этим делать, и только потом организовать в некоторую систему. И не надо складывать дела обратно! Не опустошать корзинку – это все равно, что не выносить мусорное ведро – придется постоянно покупать новые, чтобы уместить весь накапливающийся мусор.

Леонар.

Для того чтобы вы могли возвращаться к пустой корзинке, надо держать все систему управления действиями в порядке. Слишком много материалов скапливаются в корзинке только потому, что не организована система его перемещения дальше по нашей пятизвенной цепочке. Часто гораздо проще оставить дела в корзинке, если наверняка знаешь, что ничего с ними прямо сейчас сделать все равно не можешь. Сбор в корзинку, особенно это касается лотков для бумаг и электронной почты, это, пожалуй, лучшее, что многие люди вообще могут сделать в целях организации рабочего процесса – они, по крайней мере, знают, что где-то нужный им материал есть. К сожаленью, это удобное положение становится весьма шатко, как только объем дел выходит из-под контроля или список пришедших писем не умещается на одной станице.

Когда вы изучите вторую фазу и узнаете, как обрабатывать неоконченные дела быстро и легко, «корзинка» вновь начнет выполнять свои традиционные обязанности. Давайте перейдем к тому, как все-таки опустошать «корзинки» и почтовые ящики, минуя необходимость выполнять работу прямо сейчас.

Обработка.

Освоение пошагового метода мышления, необходимого для того, чтобы опустошать «корзинку» является, возможно, критичным моментом во всей работе по повышению продуктивности. Так, по крайней мере было почти со всеми, с кем мне доводилось работать.

Когда глава крупного отдела гигантской корпорации завершила с моей помощью обработку всех своих дел, она откинулась в кресле и сказала, что, несмотря на то, что она и раньше могла позволить себе расслабиться по поводу встреч и совещаний, полагаясь на свой ежедневник, она никогда не чувствовала такого же облегчения по поводу основной массы своих обязанностей и дел, которые мы с ней вместе только что прояснили. Конкретные действия и информация, о которой ей следовало напоминать, теперь были рассортированы в четкую и надежную систему.

Что вам следует знать о каждом из сообщений в голосовой почте, о каждом электронном письме, заметке или только что родившейся идее? Этот компонент управления действиями составляет основу вашей самоорганизации. Многие люди, пытаясь наладить самоорганизацию, делают серьезную ошибку, пытаясь обработать неоконченные дела. Вы не можете организовать информацию, приходящую из вне, вы можете только собрать и обработать её. Вместо этого, вы организуете действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях. Суть обеих фаз – обработки и организации – отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже.

В следующих главах я расскажу вам о каждой составляющей процесса. А теперь я предлагаю вам выбрать «to-do» – список или стопку бумаг из вашей «корзинки» и, просмотрев их все, выбрать несколько и обработать их.

Что это?